先日、旅行先でスマホに着信があった。
母の担当医療スタッフからの電話だと聞き、年齢を考えると何か深刻なことが起きたのではないかと胸がざわついた。
しかし、話を聞き始めると、どうも要点が見えない。話があちらこちらに飛び、結局こちらが選択肢を２つに整理して「専門家としてどちらが良いのか」と質問した。しかしそれでも、曖昧な答えしか返ってこない。会話を終えた時には、不安と不信感だけが残っていた。
この経験を通じて改めて感じたのは、「人をイライラさせない話し方」の大切さだ。話し方は単なるコミュニケーションの手段ではなく、信頼関係を築く要素でもある。スムーズな会話が相手との良好な関係を生むのだ。そこで、私が普段から実践している「イライラさせない話し方」のポイントを紹介したい。
まず、大切なのは「相手の質問に明確に答える」ことだ。結論を先に伝え、その後で理由や詳細を補足する。この方法はシンプルだが非常に効果的である。例えば、「この提案は可能ですか？」と問われた場合、まず「はい、可能です」もしくは「いいえ、不可能です」と答えた上で、補足情報を付け加える。相手は明確な答えを早い段階で得られるため、無駄なストレスを感じることがない。
次に、「要点を先に述べる」ことも意識している。話の結論や要旨を最初に提示することで、相手が全体像を把握しやすくなる。特にビジネスシーンでは、「この企画の成功要因は〇〇です」と先に要点を述べ、そこから詳細に移る方が効果的だ。
最後に、「不要な情報を省く」ことが重要だ。ある意味これが出来ると格段に商談はスムーズになる。相手が必要としている情報にのみ焦点を当てることで、会話が効率的になり、相手もストレスを感じにくい。自分が話したいことを優先するのではなく、相手に役立つ情報を簡潔に伝えることがなによりだ。ただ一点気を付けなければならないのが、相手が不利益になる誤解が生じないように伝えるべきことは割愛してはならない。
これらのポイントを実践することで、相手にストレスを与えず、良好なコミュニケーションを築けると確信している。特にビジネスでは、信頼を得るための大きな武器となる。ぜひ、皆さんも「イライラさせない話し方」を日常生活や仕事の中で意識してほしい。良い人間関係は、そこから始まるのだ。
因みに電話をしてきた医療スタッフに直接お会いすることになったら優しく厳しい助言をプレゼントしたい。
良好な人間関係はそこから始まるはずだ。
How to Build Trust Through Communication: Three Key Points to Avoid Irritating Others
The other day, I received a phone call while on a trip.When I heard it was from my mother's healthcare staff, I felt a pang of anxiety, worrying that something serious might have happened considering her age.However, as I began to listen, the conversation lacked clarity. The topics jumped around, and I had to organize the options into two choices and ask, "As a professional, which would you recommend?" Even then, the response was vague. By the time the call ended, I was left with nothing but anxiety and distrust.
This experience reminded me of the importance of "a way of speaking that doesn't irritate others." Communication is not just a means of exchanging information; it is also a key element in building trust. Smooth conversations foster positive relationships. Based on this, I want to share three points I practice regularly to ensure my communication doesn't frustrate others.
1. Provide Clear Answers to Questions
The first essential point is to "answer questions clearly." Start with the conclusion, then provide the reasoning or details as needed. This method is simple but highly effective. For example, if someone asks, "Is this proposal feasible?" respond first with "Yes, it is" or "No, it isn't," then add supporting information. Providing a clear answer upfront allows the listener to avoid unnecessary stress by understanding the response early in the conversation.
2. State the Main Points First
Another key practice is "state the main points first." By presenting the conclusion or key takeaway at the start, the listener can easily grasp the overall picture. Especially in business, it’s more effective to begin with, "The key to this project's success is XYZ," and then elaborate on the details.
3. Eliminate Unnecessary Information
Lastly, it’s crucial to "eliminate unnecessary information." This greatly improves the efficiency of negotiations. Focusing only on the information the other person needs makes conversations more efficient and less stressful. The priority should be providing concise, relevant information that benefits the listener, not indulging in what you personally want to share. However, one must be careful not to omit any critical details that could lead to misunderstandings or disadvantages for the other person.
By applying these three points, I believe we can communicate without causing stress and foster positive relationships. This approach can be a powerful tool, especially in business, for building trust. I encourage everyone to incorporate "a way of speaking that doesn't irritate others" into their daily interactions and work. Good relationships start from there.
Incidentally, if I ever meet the healthcare staff who called me, I’d like to offer them a kind but firm piece of advice.Building good relationships should begin with that conversation.
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